קבלת עובד חדש לעבודה


טופס 101

יש לוודא כי כל הפרטים מולאו בצורה תקינה.
במיוחד – תאריך תחילת העבודה וההקלות המגיעות לו ממס הכנסה כגון – לימודים/חייל משוחרר/ילדים וכדומה
טופס 101 מכונה גם כרטיס עובד ומשמש את המעביד כראיה וכמסמך עבודה לחישוב המס לעובד.

במידה וחל שינוי באחד הפרטים המופיעים בטופס, חייב העובד להודיע על כך למעבידו תוך שבוע ימים מתאריך השינוי, ההודעה תעשה ע”י מילוי טופס 101 חדש עם הפרטים המעודכנים.
דוגמאות לפרטים המופיעים בטופס והמשפיעים על אופן חישוב המס לעובד:
& לידת ילד/ה.
& שחרור / גיוס לצה”ל.
& שינוי סטטוס – נישואים/גירושים/התאלמנות.
& קבלת תואר ממוסד אקדמאי מוכר – מחוייב גם במילוי טופס 119.
& התחלת עבודה נוספת.

עובד (פרט לעובד יומי או עובד זר) מחויב למלא את הטופס בתוך שבוע ימים מהיום שהחל לעבוד או ביום שקיבל את משכורתו לראשונה, המוקדם מביניהם.

כמו כן, על המעביד לוודא כי העובד ממלא את הטופס באחד בינואר של כל שנה שלאחר מכן.

הרחבה נוספת בנוגע לטפסי 101

על מנת לקבל בצורה תקינה עובד לעבודה יש לבצע מספר פעולות פשוטות:
רצוי לנהל תיק עובדים בו יהיה לכל עובד חוצץ.
לכל עובד יהיו המסמכים הבאים:
א. דף סיכום/פירוט/חוזה עם תנאי העסקתו.
חוק הודעה לעובד (תנאי עבודה) התשס"ב-2002 יוצר חריג לאי החובה על עובד ומעביד לחתום על חוזה עבודה. לפי חוק זה, על מעביד למסור לעובד, עד שלושים יום מיום תחילת העסקת העובד, על תנאי עבודה מסוימים.
במקרה של העסקת בן נוער, על ההודעה צריכה להינתן בתוך שבעה ימים.
בדף זה יש לוודא כי נמצאים כל הפרטים הבאים:
1. פירוט שמו של המעביד ושמו של העובד.
2. תאריך תחילת ההעסקה אצל המעביד, ובמידה וההעסקה היא לתקופה מוגבלת, יש להגדיר את תקופת ההעסקה.
3. הגדרת עיקרי התפקיד.
4. הגדרת הממונה הישיר על העובד, שמו או תוארו.
5. הגדרת שכרו של העובד, מועדים לתשלום שכרו.
6. הגדרת מספר השעות שיעבוד העובד במהלך היום:
קיימת אבחנה בחוק בין עובד בשכר שעתי לבין עובד במשכורת חודשית. לכן, יש להגדיר בחוזה עבודה אם העובד יעבוד על פי שעות או במשכורת חודשית, על מנת להימנע מאי בהירויות במקרה של סכסוך משפטי.
7. הגדרת יום המנוחה של העובד.
8. הגדרת התשלומים הסוציאליים שיעניק המעביד לעובד, ומיהם הגופים אליהם מועברים תשלומים אלה.
יש להקפיד על קביעת התאריך ממנו זכאי העובד לתנאים אלו ולשים לב שאין מעבר שנים בתקופה הרטרואקטיבית. (חיוב רטרואקטיבי בין שנים מחייב את העובד בשווי מס בגין ההפרשות ו/או מצריך תיקוני שכר בשנת המס החולפת אשר יוצר בעיות בדיווח לרשויות.)
סעיף זה יכלול בנוסף לזכויות סוציאליות המעוגנות בחוק גם כאלו שהן מרכיב נוסף, כדוגמת: ימי חופשה, בונוסים, מחלה, ותשלומים נוספים נעבר לשכר העבודה.
9. על כל שינוי בתנאים אלה, יש להמציא לעובד הודעה.
ב. צילום תעודת הזהות של העובד כולל הספח.
ג. צילום תעודת שחרור במידה והעובד מוגדר כחייל משוחרר.
ד. צילום תעודת תואר אקדמאי + טופס 119 – במידה והעובד זכאי לנ"ז בגין לימודים גבוהים.
ה. צילום הסכם גירושים במידה והעובד גרוש המבקש זיכוי בגין ילדיו/תשלומי מזונות.
ו. טופס 101 ממולא וחתום מקורית.
יש לוודא כי כל הפרטים מולאו בצורה תקינה.
ז. עובד המקבל משכורת בעד עבודה נוספת, חייב לעדכן את אחד המעבידים כי הוא מקבל משכורת נוספת בעבודה של יותר מחמש שעות במקום נוסף או שהוא מקבל קצבה חייבת מס.

לאחר חתימה ועדכון כל הפרטים המפורטים לעיל יש ליידע את חשבת השכר שלכם בפרטים הבאים:
העברת טופס ה-101 בצורה בהירה וזאת לאחר שוידאתם כי ממולא בצורה מלאה ותקינה:

1. פרטי העובד+תאריך תחילת עבודה, האם יש עבודה נוספת + תיאום מס, חתימת העובד בעמוד השני, פרטי מצב משפחתי+ילדים.
2. צילום ת"ז של העובד כולל ספח.
3. פרטי הפוליסה להפרשות סוציאליות ומאיזה תאריך תבוצע ההפרשה.
(לתשומת ליבכם-ללא פרטי הפוליסה של העובד לא תתבצע בפועל הפרשה מתלוש העובד).
4. השכר שסוכם עם העובד.
5. שעות העבודה שסוכמו עם העובד.
6. כמות ימי החופשה השנתית/מחלה/הבראה שסוכמו עם העובד.
7. פרטי תשלום הנסיעות/רכב שסוכמו עם העובד.